Kantoren veel te vaak niet in gebruik. Dit bedrijf wil daar verandering in brengen.

Wie op een gemiddelde werkdag door een kantoor loopt, ziet het meteen: lege bureaus, donkere vergaderruimtes en hele vleugels waar nauwelijks iemand zit. Volgens Rogier Braakman, CEO van Mr. Green, ligt de daadwerkelijke bezetting van veel grote kantoren rond de 20 procent tijdens kantoortijd, terwijl panden 24 uur per dag worden verwarmd, beveiligd en onderhouden. Zelfs als een kantoor van maandag tot en met vrijdag van negen tot vijf volledig bezet zou zijn, blijft 75 procent van de week onbenut. Tel daar bij op dat medewerkers gemiddeld slechts iets meer dan twee dagen per week op kantoor zijn, en duidelijk wordt hoe inefficiënt veel organisaties met hun vierkante meters omgaan.​

De stille leegstand van het kantoor

De opkomst van thuiswerken en de ‘dinsdag‑donderdag‑economie’ versterkt dit patroon nog verder. Op dinsdag en donderdag staan wegen en treinen vol, terwijl op vrijdag in veel kantoren “een kanon afgeschoten kan worden”. Bedrijven huren echter doorgaans zeven dagen per week dezelfde ruimte, of die nu gebruikt wordt of niet.​

Hoe Mr. Green naar kantoren kijkt

Rogier komt uit de hotelwereld, waar alles draait om kamerprijs keer bezetting en gedetaillede data over hoeveel kamers op welk moment gebruikt worden. In hotels is het vanzelfsprekend dat prijzen schommelen op basis van vraag: bij evenementen, voetbalwedstrijden of congressen gaan de tarieven omhoog, op rustige dagen juist omlaag. Toen hij met die bril naar kantoren keek, schrok hij: er zijn nauwelijks benchmarks voor bezettingsgraad en vrijwel niemand meet precies wie wanneer welke werkplek gebruikt.​

Die hotelblik leidde tot een simpele, maar confronterende vergelijking. Niemand boekt zeven nachten een hotelkamer als hij er maar twee blijft slapen, maar precies zo gaan veel bedrijven wel met hun kantoor om. Mr. Green vertaalde dat principe naar de werkvloer: niet langer betalen voor het permanent beschikbaar hebben van meters, maar voor het daadwerkelijke gebruik ervan. Of, zoals Rogier het samenvat: “Wij verkopen geen vierkante meters, wij verkopen tijd.”​

Co‑officing in plaats van vaste vierkante meters

Het hart van het concept van Mr. Green is co‑officing: meerdere bedrijven delen hetzelfde kantoor, maar dan zo slim georganiseerd dat iedereen het gevoel heeft in een eigen, herkenbare omgeving te werken. Mr. Green ontwikkelde daarvoor eigen ‘workstations’ die op afstand volledig zijn te personaliseren, van logo en schermen tot persoonlijke foto’s en ingebouwde lade met kantoorbenodigdheden. Boekt iemand anders dezelfde werkplek later op de dag of op een andere dag, dan schakelt de identiteit van het bureau in een paar tellen om, vergelijkbaar met hoe een hotelkamer elke nacht door een andere gast wordt gebruikt.​

Met die technologie en eigen softwareplatform (NetOS) kan Mr. Green op minutenniveau sturen wie waar en wanneer zit. Teams geven in de app aan welke dagen ze op kantoor willen zijn, waarna automatisch passende ruimtes worden geboekt – van open werkplekken tot afgesloten kantoren of grotere projectruimtes. Het resultaat is een veel hogere effectieve bezetting: bedrijven in de panden van Mr. Green blijken gemiddeld 2,1 dag per week fysiek op kantoor te zijn, maar betalen niet langer alsof ze er vijf dagen per week zitten.​

De dinsdag‑donderdag‑bult afvlakken

Een van de meest zichtbare ingrepen van Mr. Green is het prijsverschil tussen kantoordagen. Omdat vrijwel iedereen dinsdag en donderdag als vaste kantoordag kiest, concentreert drukte zich op die twee dagen met files, volle treinen en piekbelasting op het elektriciteitsnet als gevolg. Mr. Green draait dat om door dinsdag en donderdag bijna twee keer zo duur te maken als maandag, woensdag en vrijdag. Die simpele financiële prikkel blijkt effectief: in hun vestigingen is vrijdag inmiddels de dag met de hoogste bezettingsgraad, juist omdat die de helft kost van donderdag.​

Dit prijsmodel werkt volgens hetzelfde principe als dynamische energietarieven en variabele bioscoop‑ of restaurantprijzen: maak rustige momenten aantrekkelijker en dure pieken minder vanzelfsprekend. Zo worden de zogenoemde “shoulder days” – maandag, woensdag en vrijdag – beter benut, en wordt de druk op infrastructuur én energieverbruik gelijkmatiger over de week verdeeld.​

Waarom een vol kantoor duurzamer is

Rogier stelt dat een kantoor pas echt duurzaam is als het intensief wordt gebruikt. Een onderbenut pand betekent verspilde materialen, energie en vierkante meters in een land waar vastgoed schaars en duur is. Door kantoorruimte te delen en slimmer te plannen, kunnen bedrijven een aanzienlijk deel van hun bestaande meters vrijspelen zonder aan kwaliteit of beleving in te boeten. Dat heeft direct effect op energiegebruik: wie precies weet welke ruimtes wanneer bezet zijn, kan verlichting, klimaat en andere installaties gericht aansturen of zelfs naar individuele werkplekken toe brengen, bijvoorbeeld met lokale verwarming of persoonlijke klimaatregeling bij het bureau.​

Daarnaast vermindert een fijnmazig netwerk van goed uitgeruste locaties de reisbewegingen. Als medewerkers dichter bij huis in een kantoor kunnen werken dat voelt als “hun” bedrijf, is dagelijks woon‑werkverkeer naar één centraal hoofdkantoor minder noodzakelijk. Dat is gunstig voor files, ov‑drukte en CO₂‑uitstoot, en maakt het voor werkgevers eenvoudiger om talent door het hele land aan zich te binden.​

Van co‑officing naar woningbouw

De impact van slimmer omgaan met kantoorruimte reikt verder dan alleen kantoorkosten en mobiliteit. Op basis van eigen berekeningen schat Rogier dat er in Nederland tussen de 30 en 35 miljoen vierkante meter kantooroppervlak níet wordt benut, terwijl de woningnood neerkomt op ongeveer 400.000 woningen van gemiddeld 80 vierkante meter – samen zo’n 32 miljoen vierkante meter. Niet elk kantoor is geschikt om te transformeren, maar zelfs als de helft van die restruimte kan worden omgebouwd, levert dat al rond de 200.000 extra woningen op.​

Om dat potentieel concreter te maken, werkt Mr. Green met partijen als Smart Workplace en Juno aan de zogeheten Full House Deal. Met een aantal grote corporates willen ze een jaar lang 200 slimme werkplekken naar 100 procent bezetting brengen, inclusief een begeleid traject voor gedragsverandering en planning binnen teams. Het doel is tweeledig: laten zien dat de bezettingsgraad bij grote organisaties substantieel omhoog kan, en zo de ruimte creëren om daadwerkelijk overtollige meters af te stoten die vervolgens beschikbaar komen voor herontwikkeling.​

Een nieuwe norm: kantoorschaamte

Onder de oppervlakte gaat het bij Mr. Green niet alleen over technologie en prijsmodellen, maar ook over mentaliteitsverandering. Rogier pleit openlijk voor “kantoorschaamte” bij bestuurders van grote organisaties: hetzelfde ongemakkelijke gevoel dat veel mensen inmiddels hebben bij onnodig vliegen, maar dan gericht op het langdurig leeg laten staan van grote hoeveelheden kantoorruimte. Waarom zoveel meters claimen, vraagt hij, terwijl medewerkers geen huis kunnen vinden en de kosten en milieu‑impact van gebouwen hoog blijven?​

De bedrijven die nu al met Mr. Green werken, zijn vaak ondernemersgedreven organisaties en snelgroeiende scale‑ups die hun kantoor zien als combinatie van visitekaartje, sales‑tool en plek om talent te binden. Steeds vaker sluiten ook grotere verzekeraars en corporates aan die hun traditionele hub‑en‑spoke‑model willen herzien en satellietkantoren willen vervangen door toegang tot een netwerk van hoogwaardige locaties. Als dit soort vormen van co‑officing gemeengoed worden, is de kans groot dat de norm verschuift: van “elke medewerker een eigen bureau, elke dag” naar “een slim gedeelde, hoogwaardige werkplek precies wanneer die nodig is”.

Liever luisteren of kijken? In een aflevering van Groene Zaken vertelt Rogier Braakman over Mr. Green en kantoorschaamte.